Οι περισσότερες επιχειρήσεις αναγνωρίζουν τη σημασία της επένδυσης σε λογισμικό HCM για τη βελτίωση της αποδοτικότητας, τη διασφάλιση της συμμόρφωσης με τους κανονισμούς ανθρώπινου δυναμικού και τη δημιουργία μιας καλύτερης εμπειρίας για τους εργαζομένους. Ωστόσο, πολλές από αυτές συνειδητοποιούν ότι η απλή υιοθέτηση της τεχνολογίας δεν συνεπάγεται αυτομάτως αποτελεσματικότητα. Ας δούμε γιατί.
Η εφαρμογή μιας λύσης Διαχείρισης Ανθρώπινου Κεφαλαίου (HCM) προσφέρει στους οργανισμούς σημαντικά στρατηγικά πλεονεκτήματα, από βελτιστοποιημένες λειτουργίες ανθρώπινου δυναμικού έως αποφάσεις που βασίζονται σε δεδομένα, αν και συνοδεύεται από προκλήσεις εφαρμογής που απαιτούν προσεκτικό σχεδιασμό.
Για παράδειγμα, μπορεί οι επιχειρήσεις να έχουν πραγματοποιήσει μια επιτυχημένη υλοποίηση, αλλά στη συνέχεια δεν διαθέτουν επαρκή υποστήριξη για την ενσωμάτωσή της στις ροές εργασίας τους και ενδέχεται να μην αξιοποιούν πλήρως την επένδυσή τους. Μόνο το 12% των επιχειρήσεων θεωρούν τους εαυτούς τους προχωρημένους χρήστες, σύμφωνα με έκθεση του 3Sixty Insights Benchmark Report.
Οι οργανισμοί που τείνουν να αποκομίζουν τη μέγιστη αξία εστιάζουν κυρίως στην αυτοματοποίηση, στα δεδομένα του εργατικού δυναμικού και στην υιοθέτηση της τεχνολογίας. Φροντίζουν να χρησιμοποιείται έτσι ώστε να βελτιώνει τον τρόπο με τον οποίο εκτελείται η εργασία. Επενδύουν σε τεχνολογία HCM για να βελτιστοποιήσουν τις διαδικασίες τους, αλλά συχνά διαπιστώνουν ότι τα συστήματα που έχουν επιλέξει δεν συνάδουν με τις επιχειρηματικές τους ροές εργασίας. Ακόμη και με μια πλατφόρμα HCM, εξακολουθούν να χρησιμοποιούν κατακερματισμένα συστήματα, συχνά με λογισμικό που αλληλεπικαλύπτεται, και να πληρώνουν για διπλά συστήματα ή περιττές άδειες χρήσης.
Οι προκλήσεις υλοποίησης
Παρά τα ξεκάθαρα οφέλη, οι λύσεις HCM μπορεί να αντιμετωπίσουν εμπόδια που καθυστερούν την απόδοση επένδυσης (ROI) ή μειώνουν την υιοθέτηση, εάν δεν αντιμετωπιστούν σωστά:
- Ζητήματα μετεγκατάστασης δεδομένων: Η κακή ποιότητα δεδομένων ή η ατελής μετεγκατάσταση των αρχείων εργαζομένων, μισθοδοσίας και οργανισμού είναι η πιο συχνή αιτία προβλημάτων εφαρμογής.
- Πολυπλοκότητα ενσωμάτωσης: Η σύνδεση του HCM με υπάρχοντα συστήματα (ERP, λογιστικά, καταγραφή χρόνου, SSO) απαιτεί προσεκτικό σχεδιασμό και δοκιμές για την αποφυγή downtime.
- Κενά στη διαχείριση αλλαγών: Η ανεπαρκής εκπαίδευση, η εμπλοκή των ενδιαφερόμενων μερών ή η επικοινωνία μπορούν να οδηγήσουν σε χαμηλή υιοθέτηση από τους χρήστες και σε λύσεις που υπονομεύουν το σύστημα.
- Ασαφείς στόχοι: Οι κακώς καθορισμένοι στόχοι ή η επέκταση των απαιτήσεων κατά την εφαρμογή καθυστερούν τα χρονοδιαγράμματα και αυξάνουν το κόστος.
- Εκτεταμένα χρονοδιαγράμματα: Οι μεγάλοι κύκλοι εφαρμογής δεν επιτρέπουν να φανούν τα πλεονεκτήματα και μπορούν να επιβαρύνουν τους πόρους εάν δεν διαχειριστούν σωστά.
Πώς θα μεγιστοποιήσετε τα θετικά αποτελέσματα της υλοποίησης
Οι οργανισμοί που επωφελούνται περισσότερο από τις πλατφόρμες HCM αντιμετωπίζουν την εφαρμογή ως στρατηγικό μετασχηματισμό, όχι απλώς ως ένα τεχνολογικό έργο. Βασικοί παράγοντες επιτυχίας περιλαμβάνουν:
- Ισχυρή διακυβέρνηση και σαφείς στόχους που ορίζονται εκ των προτέρων με την αποδοχή των ενδιαφερόμενων μερών από το HR, την IT, το οικονομικό και τη διοίκηση.
- Ετοιμότητα ποιοτικών δεδομένων που ανατίθεται σε μια ειδική ομάδα πριν από την έναρξη της μετεγκατάστασης.
- Σταδιακή ανάπτυξη και παράλληλες δοκιμές (ειδικά για τη μισθοδοσία) για τον εντοπισμό προβλημάτων πριν από την έναρξη της λειτουργίας.
- Επιλογή μιας ευέλικτης, ολοκληρωμένης πλατφόρμας που ελαχιστοποιεί τον χρόνο ενσωμάτωσης και υποστηρίζει μελλοντικές προσαρμογές.
Όταν υλοποιούνται σωστά, οι εφαρμογές HCM προσφέρουν απτά αποτελέσματα μέσα σε λίγους μήνες: ταχύτερη υιοθέτηση, πιο αξιόπιστες αναφορές, μειωμένη χειροκίνητη προσπάθεια και λιγότερα σφάλματα – επιτρέποντας στην επένδυση να αρχίσει να αποδίδει γρήγορα.
Μια πλατφόρμα HCM δεν αποτελεί από μόνη της ανταγωνιστικό πλεονέκτημα. Οι περισσότερες επιχειρήσεις διαθέτουν κάποια λύση. Η πραγματική αξία προέρχεται από την εκπαίδευση και τη συνεχή υποστήριξη που παρέχει ένας αξιόπιστος συνεργάτης, ώστε να μπορείτε να εργάζεστε πιο έξυπνα, να λαμβάνετε καλύτερες αποφάσεις και να δημιουργείτε τη βέλτιστη δυνατή εμπειρία για τους εργαζομένους. Τότε μόνο θα φανεί η πραγματική αξία της επένδυσής σας και θα αρχίσετε να δρέπετε τους καρπούς.
